Przepisy kancelaryjne i archiwalne
Przepisy kancelaryjne i archiwalne
Zgodnie z art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach organy państwowe, państwowe jednostki organizacyjne, organy jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki organizacyjne obowiązane są posiadać i stosować:
- instrukcję kancelaryjną,
- jednolity rzeczowy wykaz akt,
- instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego lub składnicy akt.
Zapisy Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych stosują:
- organy gminy i związki międzygminne oraz urzędy obsługujące te organy,
- organy powiatu i starostwa powiatowe,
- organy samorządu województwa i urzędy marszałkowskie,
- organy zespolonej administracji rządowej w województwie i urzędy obsługujące te organy
W/w organy mogą dokonać uzupełnienia jednolitych rzeczowych wykazów akt, jeżeli jest to niezbędne dla klasyfikacji nowych zadań i nie narusza konstrukcji klasyfikacji.
Każda inna państwowa i/lub samorządowa jednostka organizacyjna powinna posiadać komplet własnych przepisów kancelaryjnych i archiwalnych, opracowanych przez siebie i uzgodnionych z dyrektorem właściwego miejscowo archiwum państwowego. Dotyczy to następujących podmiotów:
- państwowa jednostka organizacyjna – jednostka organizacyjna stanowiąca własność Skarbu Państwa w 100% (m.in. organy administracji rządowej, sądy, prokuratury, placówki służby więziennej, szkoły, przedsiębiorstwa państwowe),
- samorządowa jednostka organizacyjna – jednostka organizacyjna stanowiąca własność jednostek samorządu terytorialnego w 100% (m.in. szkoły, przedszkola, ośrodki pomocy społecznej, poradnie psychologiczno-pedagogiczne, biblioteki, placówki służby zdrowia, zarządy dróg, spółki miejskie itd.),
- państwowo-samorządowa jednostka organizacyjna – jednostka organizacyjna stanowiąca po części własność państwową, a po części samorządu terytorialnego.
Podmioty niepaństwowe – tj. partie polityczne, organizacje polityczne, spółdzielcze, stowarzyszenia i fundacje, kościoły i związki wyznaniowe, spółki prawa handlowego i prywatne placówki oświatowe oraz inne podmioty, w których udział własności Skarbu Państwa lub samorządu terytorialnego wynosi mniej niż 100% – mogą przesyłać projekty własnych przepisów kancelaryjnych i archiwalnych do zaopiniowania przez Archiwum Państwowe w Szczecinie.
PROCEDURA UZGADNIANIA PRZEPISÓW:
1. Projekt nowych przepisów lub zmian do istniejących przepisów można przesłać do Archiwum Państwowego w Szczecinie w postaci tradycyjnej (papierowej) lub w postaci elektronicznej na adres elektronicznej skrzynki podawczej Archiwum Państwowego w Szczecinie (ePUAP - adres: /15ubs07bdc/SkrytkaESP). Do wstępnej oceny projekty przepisów można wysyłać również na adres poczty elektronicznej: normatywy@szczecin.ap.gov.pl.
2. Pracownicy Archiwum Państwowego weryfikują przesłane projekty pod kątem zgodności z ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, przepisami wykonawczymi oraz innymi obowiązującymi przepisami, a także metodyką archiwalną. Czas oceny i weryfikacji projektów przepisów zależy od ilości tego typu spraw prowadzonych przez Oddział w danym okresie, jednak na ogół nie przekracza 30 dni.
3. W przypadku negatywnej oceny Archiwum Państwowe przedstawia ewentualne uwagi i propozycje zmian w projektach przepisów lub zwraca się z prośbą o dodatkowe wyjaśnienia. W razie potrzeby przeprowadzana jest też ekspertyza archiwalna dokumentacji lub konsultacje z przedstawicielami jednostki organizacyjnej.
4. W przypadku pozytywnej oceny projektów i braku dalszych uwag jednostka organizacyjna jest proszona o dosłanie drugich egzemplarzy przepisów (w przypadku wniosku w postaci tradycyjnej) wraz z kopią podpisanego zarządzenia wprowadzającego przedmiotowe przepisy.
5.Archiwum Państwowe odsyła pismo informujące o uzgodnieniu przepisów kancelaryjnych i archiwalnych wraz z egzemplarzem uzgodnionych przepisów.
Wszelkie zmiany i uzupełnienia przepisów kancelaryjnych i archiwalnych mogą być wprowadzane wyłącznie zarządzeniem kierownika jednostki organizacyjnej w porozumieniu z właściwym miejscowo archiwum państwowym.
Wzory przykładowych przepisów kancelaryjnych i archiwalnych dostępne są na stronie internetowej Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych.
Wzór przykładowego zarządzenia wprowadzającego przepisy kancelaryjne i archiwalne można pobrać tutaj.