Dokumentacja płacowa

Informacja dla osób poszukujących dokumentów osobowo-płacowych do celów emerytalno-rentowych oraz ustalenia kapitału początkowego.

Akta osobowe i płacowe, stanowiące podstawę do wystawienia świadectwa pracy i poświadczenia otrzymywanego wynagrodzenia, potrzebne pracownikom do ustalenia wymiaru emerytury w ZUS, zaliczane są do dokumentacji niearchiwalnej. W związku z tym posiadają ustalony przez ustawodawcę czasowy okres przechowywania, po którym są niszczone. Dla dokumentacji osobowej okres przechowania wynosi i wynosił 50 lat. Akta płacowe (listy płac, karty wynagrodzeń) przechowuje się obecnie również 50 lat. Jednak do czasu wejścia w życie ustawy z dnia 17 października 1991 r. o rewaloryzacji emerytur i rent, o zasadach ustalania emerytur i rent oraz zmianie niektórych ustaw (Dz. U. Nr 104, poz. 450, art. 7 oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 15 stycznia 1991 r. w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości (Dz. U. Nr 10, poz. 35, par. 45) przedłużających okres przechowywania dokumentacji płacowej – obowiązywał dwunastoletni okres przechowywania wyznaczony wcześniej obowiązującymi w tym zakresie przepisami. Tak więc dokumentacja płacowa sprzed 1980 r. mogła zostać zgodnie w obowiązującymi wówczas przepisami zniszczona.

Dokumentację pracowniczą ma obowiązek przechowywać zakład pracy. W przypadku jego likwidacji należy zwrócić się do jego następcy prawnego, lub do organu założycielskiego albo nadrzędnego byłego przedsiębiorstwa. Np. akta zakładu komunalnego mogą być przechowywane w urzędzie miejskim, natomiast przedsiębiorstwa, których organem założycielskim był wojewoda w urzędzie wojewódzkim.

Adresy ww. urzędów w Szczecinie:

Urząd Miasta w Szczecinie, pl. Armii Krajowej 1, 70–456 Szczecin, tel. 91 42 45 210.

Zachodniopomorski Urząd Wojewódzki w Szczecinie Składnica Akt Przedsiębiorstw Zlikwidowanych, ul. Wały Chrobrego 4, 70–502 Szczecin, tel. 91 43 03 379, www.szczecin.uw.gov.pl.

Likwidator zlikwidowanej spółdzielni przekazuje uporządkowaną dokumentację niearchiwalną związkowi rewizyjnemu, w którym była zrzeszona spółdzielnia, a jeśli takiego związku nie ma lub w razie jego likwidacji – Krajowej Radzie Spółdzielczej w Warszawa, ul. Jasna 1, tel. 22 59 64 300.

Akta byłych pracowników zlikwidowanych państwowych gospodarstw rolnych z terenu województwa szczecińskiego (sprzed 1999 r.) są przechowywane przez Krajowy Ośrodek Wsparcia Rolnictwa Zachodniopomorska Składnica Akt w Łobzie, ul. Bema 30, 73–150 Łobez, tel. 91 57 88 340.

Likwidowane spółki prawa cywilnego i handlowego dokumentację pracowniczą są zobowiązane zabezpieczać we własnym zakresie. Najczęściej w praktyce oznacza to, że przekazują ją na odpłatne przechowywanie różnym firmom przechowalniczym.

Archiwum Państwowe w Szczecinie w swoim zasobie posiada również dokumentację osobowo-płacową niektórych zlikwidowanych jednostek organizacyjnych i na tej podstawie wystawia zaświadczenia oraz wydaje poświadczone za zgodność z oryginałem kserokopie dokumentów. Za wystawianie powyższych dokumentów jest pobierana opłata.

Archiwum Państwowe w Szczecinie gromadzi także informacje o likwidowanych na terenie dawnego województwa szczecińskiego jednostkach organizacyjnych, o występujących w takich sytuacjach sukcesjach dokumentacji oraz o miejscach jej przechowywania. Archiwum Państwowe w Szczecinie udziela bezpłatnie pomocy osobom poszukującym dokumentów zlikwidowanych przedsiębiorstw, kierując ich w miarę możliwości do właściwego adresata.

Bardzo pomocna przy poszukiwaniu dokumentów zlikwidowanych przedsiębiorstw jest stworzona przez Naczelną Dyrekcję Archiwów Państwowych na stronie internetowej http://ewidencja.warszawa.ap.gov.pl/miejsca.php ogólnopolska baza danych o miejscach przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców. Każde z archiwów państwowych wpisuje do bazy informacje o przechowywanej przez siebie dokumentacji a także dane o przechowawcach akt osobowych i płacowych z własnego obszaru działania.